Cuando pasa algo, pasa algo.
Reglas sin código de disparador → condición → acción que asignan propietarios, crean tareas y actualizan campos en el instante en que se crea un registro: sin necesidad de un ticket de ingeniería.
Una regla de automatización empareja un evento disparador —la creación de un contacto, prospecto u oportunidad— con un conjunto opcional de condiciones y una lista de acciones. Cuando se crea un registro coincidente, cada regla activa para ese disparador se ejecuta de forma síncrona en la misma transacción: las condiciones se evalúan contra los campos del nuevo registro y, si pasan, las acciones de la regla se aplican de inmediato, de forma atómica, antes incluso de que termine la creación. Construye una regla en la interfaz guiada (elige un disparador, una condición opcional de campo = valor y una tarea de seguimiento o actualización de campo) o alcanza el mismo motor a través de la API para condiciones arbitrarias y múltiples acciones encadenadas.
Disparador, condición, acción: la regla completa
Una regla se dispara con uno de tres eventos disparadores —contact.created, lead.created u opportunity.created— y se ejecuta solo si sus condiciones coinciden con el nuevo registro. Sin condiciones, la regla siempre se aplica a ese disparador.
- Las condiciones usan la misma sintaxis de filtros de campo/operador/valor que las vistas guardadas y los segmentos de campaña
- Las reglas se evalúan en orden de creación y se pueden activar/desactivar sin eliminarlas
- Cada regla y sus condiciones/acciones son editables después de la creación
Acciones que hacen trabajo real, no solo notifican
Las acciones de una regla realmente cambian el registro o generan trabajo de seguimiento: no son solo alertas. Múltiples acciones en una regla se aplican en secuencia, y las acciones posteriores pueden actuar sobre campos que una acción anterior acaba de establecer.
- assign — establece el propietario del registro en un usuario específico
- assign_round_robin — rota la propiedad entre un grupo de usuarios automáticamente
- create_task — genera una tarea de seguimiento con un título, fecha de vencimiento, prioridad y asignado (incluyendo "el propietario del registro")
- set_field — actualiza cualquier campo del registro, como mover una etapa
Se ejecuta en el instante en que existe el registro
Las automatizaciones no son un trabajo por lotes programado: se ejecutan dentro de la misma transacción que crea el contacto, prospecto u oportunidad, así que un propietario asignado o una tarea de seguimiento creada ya están ahí en el momento en que alguien mira el nuevo registro.
Constructor sin código, todo el poder a través de la API
El constructor en la aplicación cubre el caso común rápidamente: elige un disparador, una condición opcional de campo-igual-a-valor y una acción de tarea o de actualización de campo. Las mismas reglas también aceptan la sintaxis completa de filtros y acciones a través de la API, así que condiciones más avanzadas y cadenas de múltiples acciones están igual de a la mano.
- Autoasigna cada prospecto entrante a un grupo de representantes por rotación
- Crea una tarea de seguimiento el mismo día siempre que se crea una oportunidad de alto valor
- Enruta los contactos de un origen específico directo a una etapa de calificación
Automatizaciones — preguntas comunes
La creación de un contacto, prospecto u oportunidad. Cada regla elige uno de esos tres eventos disparadores.
No: el constructor guiado en la aplicación cubre el disparador, la condición y acciones comunes como crear una tarea o establecer un campo. Sin código y sin ticket.
Sí: una regla puede encadenar múltiples acciones (por ejemplo, asignar un propietario y crear una tarea de seguimiento), y se aplican en orden sobre el mismo registro.
De inmediato: las automatizaciones se ejecutan de forma síncrona dentro de la misma transacción que crea el registro, así que los efectos ya están en su lugar para cuando alguien lo ve.
Sí: márcala como inactiva y dejará de ejecutarse en los nuevos registros, pero su definición e historial permanecen intactos para cuando quieras reactivarla.