何かが起きたら、何かが起きる。
ノーコードのトリガー → 条件 → アクションのルールが、レコードが作成された瞬間に担当者の割り当て、タスク作成、項目更新を行います。開発への依頼は不要です。
オートメーションのルールは、トリガーイベント(連絡先、リード、商談の作成)と、任意の条件、そしてアクションの一覧を組み合わせたものです。条件に一致するレコードが作成されると、そのトリガーに対する有効なすべてのルールが同じトランザクション内で同期的に実行されます。条件は新しいレコードの項目に対して評価され、通過すればルールのアクションが即座に、原子的に、作成処理が完了する前に適用されます。ガイド付きUIでルールを作成する(トリガー、任意の「項目 = 値」条件、フォローアップタスクまたは項目更新を選択)ことも、同じエンジンにAPIから接続して、任意の条件と複数の連結アクションを指定することもできます。
トリガー、条件、アクション — これがルールのすべて
ルールは3つのトリガーイベント(contact.created、lead.created、opportunity.created)のいずれかで発火し、条件が新しいレコードに一致した場合にのみ実行されます。条件を指定しない場合は、そのトリガーに対して常に適用されます。
- 条件は、保存ビューやキャンペーンのセグメントと同じ「項目 / 演算子 / 値」の構文を使用します
- ルールは作成順に評価され、削除せずに有効 / 無効を切り替えられます
- すべてのルールと、その条件・アクションは作成後に編集できます
通知だけでなく、実際に処理を行うアクション
ルールのアクションは、実際にレコードを変更したりフォローアップの作業を作成したりします。単なる通知ではありません。1つのルールに複数のアクションを設定すると順番に適用され、後のアクションは直前のアクションが設定した項目を参照できます。
- assign — レコードの担当者を特定のユーザーに設定
- assign_round_robin — ユーザーのプール内で担当を自動的に順番に割り当て
- create_task — 件名、期限、優先度、担当者(「レコードの担当者」を含む)を指定してフォローアップタスクを作成
- set_field — ステージの変更など、レコードの任意の項目を更新
レコードが生まれた瞬間に実行
オートメーションはスケジュール実行のバッチ処理ではありません。連絡先、リード、商談を作成するのと同じトランザクション内で実行されるため、誰かが新しいレコードを見た時点で、担当者の割り当てもフォローアップタスクもすでに存在しています。
ノーコードのビルダー、APIで本領を発揮
アプリ内のビルダーは、よくあるケースを素早くカバーします。トリガー、任意の「項目 = 値」条件、タスクまたは項目更新のアクションを選ぶだけです。同じルールはAPIから完全な絞り込みとアクションの構文も受け付けるため、より高度な条件や複数アクションの連結も同じように利用できます。
- 受信したリードを担当者のラウンドロビンプールに自動で割り当てる
- 高額の商談が作成されるたびに、当日中のフォローアップタスクを作成する
- 特定の獲得元からの連絡先を、そのまま見込み確認のステージに振り分ける
オートメーション — よくあるご質問
連絡先、リード、商談の作成です。各ルールは、この3つのトリガーイベントから1つを選びます。
いいえ。アプリ内のガイド付きビルダーで、トリガー、条件、タスク作成や項目設定といった一般的なアクションを設定できます。コードも依頼も不要です。
はい。1つのルールで複数のアクションを連結でき(例: 担当者の割り当てとフォローアップタスクの作成)、同じレコードに対して順番に適用されます。
即時です。オートメーションはレコードを作成するのと同じトランザクション内で同期的に実行されるため、誰かが見る時点ですでに反映されています。
はい。無効にすると新しいレコードに対して実行されなくなりますが、定義と履歴はそのまま残るため、いつでも再度有効にできます。